Bilgi Bankası

Etkili E-Mail Nasıl Yazılır?

Malumunuz iletişim araçlarından telgraf ve mektubun geçerliliği ortadan çoktan kalktı. Artık güne e-postalarımızı kontrol ederek başlıyoruz. Akıllı telefonların maillerimize anlık ulaşım sağlamaları iletişimi ciddi anlamda hızlandırmış durumda. Her gün gerek işimizle ilgili gerekse dost ve akranlarımızla iletişim için onlarca mail gönderiyoruz. Mail yazmanın tıpkı mektup yazmak gibi bazı kuralları var. Bu kurallar iletimizin okunurluğunu ve anlaşılırlığını artırmakta. Dolayısıyla doğru mail yazımı meramımızı hedefteki muhatabımıza daha etkin anlatabilme imkânı sağlamaktadır. Daha okunur ve etkili mail yazmak istiyorsanız aşağıdaki mail yazma kurallarına dikkat ediniz; Mailin kim tarafından gönderildiği belli olsun; Gördüğüm kadarıyla özellikle birçok Outlook kullanıcısı maillerini Outlook’a tanımlarken ad soyad bölümünü sağlıklı doldurmadığı için karşı taraf mail gönderenin ismini yarım yamalak görmekte. Bu durum diğer şirket ve şahıs maillerinde de yaşanmakta. Maili alan ilgili mailin kim tarafından gönderildiğini tam anlayamadığı için maili açmadan doğrudan silmektedir. Yazdığınız mailin konusunu belirtiniz; Gönderilen maillerde karşı tarafın ilk göreceği bölüm sizin mailinizin konu / subject bölümüne yazdığınız bölümdür. Mailin konusunu içeriği özetleyecek şekilde düzenleyiniz. Örneğin Mail Alışveriş üzerinden gömlek siparişi veren bir müşteriye siparişi hakkında mail gönderirken “927 nolu Fred Perry Gömlek Siparişiniz hakkında” şeklinde bir mail göndermek müşterinin ilgisini artıracaktır. Tam tersi “konusuz” – “no subject” mailler hem ciddiyetten uzaktır hem de okunmama ihtimalleri vardır. Muhatabınızı selamlayarak başlayınız; “Önce selam, sonra kelam” düsturunca muhatabınızı selamlayarak mailinize başlayınız. Samimiyet derecenize ve mailin içeriğine paralel hal hatır sorunuz. Tabi resmi yazışmaları ve şirket içi ast üst dengesini bunun dışında tutmanızı şiddetle tavsiye ederim. Bu konuda kültürel ve dini değerleri göz önünde tutmalısınız. Teknoloji’de özellikle Müslüman ülkelerle domain konusunda yaptığım yazışmalarda “Selamın Aleyküm”  sözüyle başlayan maillerime çok daha hızlı cevap aldığımı müşahede ettim. Fakat ülkemizde bu tarz bir mail başlangıcı size ideolojik bir kisve giydirecektir. Maillerinizde kullanacağınız selamın balans ayarını güncel yaşantınız doğrultusunda kendiniz ayarlayınız. Mailiniz kısa ve öz olsun; Gönderdiğiniz epostada edebiyat parçalamaya kalkmayın. Kurduğunuz ilk cümleden başlayarak ne anlatmak istediğinizi hemen anlatın. Örneğin Ahmet Bey merhaba, Nasılsınız? Perşembe günü yapmış olduğumuz telefonla görüşmemize istinaden talep etmiş olduğunuz teklifimiz ektedir. Bilginize Sunarım. Dilbilgisi – yazım kurallarına dikkat ediniz; Mailde yazsanız dilbilgisi yazım kurallarına riayet edin. Örneğin “de”, “da”, “mi” gibi ekleri ayrı yazın. Noktadan sonra bir boşluk bırakarak yazınıza devam edin. Arada boş satırlar bırakın, epostanız daha rahat okunur. Mailinizi büyük harflerle yazmayınız; Eposta yazarken büyük harf kullanmayınız. İnternet dünyasındaki genel teamül tamamı büyük harflerle yazılan maillerin karşı tarafa BAĞIRMAK – HAKARET ETMEK – KABALIK ETMEK anlamına geldiğidir. Tabi karşı tarafa bağırmak istiyorsanız o başka. Nezaketi elden bırakmayınız; E-mail gönderirken günlük hayatımızda olduğu gibi kullandığımız kelimelerde nezaketi elden bırakmamak gereklidir. Muhatabınıza ikinci tekil şahsa değil de ikinci çoğul şahsa hitap edercesine hitap ediniz. Örneğin; Fatih bey merhaba, Mail adresinizi Necati beyden aldım. Kurumsal emlak paketleriniz konusunda şirketimize gelerek sunum yapmanız mümkün mü? Konuya dair olumlu olumsuz bilgi vermenizi rica ederiz. Mutlaka imza kullanınız; Epostalarınızda imza kullanmanızı altını çizerek tavsiye ederim. Birincisi muhatabınız sizin tam olarak kim olduğunuzu, hangi şirketten yazdığınızı, hangi pozisyonda görev yaptığınızı doğrudan öğrenecektir. Bu sizin ve şirketinizin açısından şeffaflıktır. Ayrıca imzaya koyacağınız telefon, faks, adres, eposta, web adresiniz gibi bilgiler size eposta dışı farklı yollardan da ulaşılmasını sağlayacaktır. Ayrıca unutmayınız imzalı bir eposta günümüzde gönderilecek en etkin bir tanıtım aracıdır. Şirketlerde eposta imzası standart hale getirilmelidir. Ortak kullanılan imza şirketin standart değerlere sahip olduğunu, disiplinli hareket ettiğini gösterir. Ortak bir imza tanımlanmaması halinde şirket maillerinde çok seslilik hâkim olacaktır. Maillerde kullanılacak imzalarda dikkat edilecek bir husus karşı taraftaki muhatabın dikkatini – düşüncesini başka taraflara sürükleyecek özlü söz vb. uygulamalardan kaçınılmasıdır. İmzalarda şirketin sloganı kullanılabilinir. Ekli dosyalarınız kaç MB? Göndermekte olduğunuz maillerde mailinizin bir defada ortalama kaç MB dosya gönderebildiğini baştan öğrenmenizde fayda var. Örneğin Mail üzerinden 12 MB üzeri dosyalar gönderilememektedir. Siz 20 MB'lık dosyayı Tekmil’den göndermeğe kalkıştığınızda hata alacak ve muhtemelen Mail sistem yöneticiniz olan İbrahim veya Alper Bey’e başvuracaksınız. Bu bir zaman kaybıdır.  Varsayalım 12 MB ve üzeri bir maili karşı tarafa gönderdiniz, hali hazırda % 80 mail sistemi dosya aşırı büyük olduğu için mailinizi reddedecektir. Bu tarz sorunlarla karşılaşmamak için göndermiş olduğunuz yüklü dosyaları mümkünse bölerek veya ftp üzerinden gönderebilirsiniz. Mail yazmak mutlaka gereklimi? Bu sorunun cevabını mutlaka düşünün derim. Telefonla hızla dönüş alabileceğiniz bir konu için mail yoluyla iletişimi tercih etmeyin. Amaçlarınıza ulaşmak için uygun olan araç en iyi araçtır. Belirtmiş olduğumuz kurallara uyarak daha etkili bir mail yazabilirsiniz. Deneyin epostalarınız daha çekici, etkili ve okunur olacaktır.